همان طور که گفته شد یک شرکت پس از ثبت می تواند در زمینه اساسنامه، حقوق شرکا و هر مورد دیگر که لازم است تغییرات ضروری را ایجاد کند. این تغییرات در جلسات هیات مدیره یا محمع عمومی عادی و یا مجمع عمومی فوق العاده بنابر ضرورت ها و تشخیص اعضا صورت می گیرد.
مراحل تغییرات شرکت ها باید مطابق قانون ثبت شده و در راستای این هدف، صورت حساب هایی تدوین و تنظیم می شود. امروزه این تغییرات به صورت اینرتنتی انجام می پذیرد که کارها را بسیار آسان تر از گذشته کرده است:
مراحل ثبت تغییرات در سامانه اداره ثبت شرکت ها شامل مراحل زیر می شود:
مرحله اول: ثبت و تکمیل کردن اطلاعات شرکت
شناسه ملی شرکت باید ثبت شود
در صورت نداشتن شناسه ملی شماره ثبت وارد شده و نوع شرکت انتخاب می گردد.
مرحله دوم: ثبت اطلاعات جلسه
با توجه به نوع شرکت و مجمعی که تصمیم به تغییرات گرفته است (مجمع عمومی عادی، هیات مدیره، مجمع فوق العاده) باید نوع صورت جلسه مخصوص را تعیین کرد. سپس حد نصاب جلسه را باید مبنی بر حضور تمام یا اکثریت اعضا مشخص کرد. مشخصات متقاضی شامل نام کامل و شماره ملی و… باید ثبت گردد. سمت متقاضی شامل وکیل یا اصیل مشخص می شود و سپس تاریخ برگزاری جلسه مشخص می شود.
پس از آن با انتخاب گزینه «پذیرش موقت» شماره مخصوص 19 رقمی را می توان دریافت کرد. در نهایت هم مشخصات و سمت امضا کننده دفتر باید تعیین و ثبت شود.
مرحله سوم: ثبت تصمیمات جلسه
در این مرحله باید نوع تصمیم یا تصمیمات مورد نظر را مشخص کرد و آن را ثبت نمود.
مرحله چهارم: در صورت درخواست برای تغییر نام، نام های جایگزین (حداکثر 5 نام) به ترتیب اولویت باید ثبت بشوند.
مرحله پنجم: ثبت اشخص حاضر در جلسه
در این مرحله باید اعضای حاضر در جلسه و سمت و مقام هر یک را تعیین کرد و اطلاعات شخصی افراد شامل شماره ملی و نام و نام خانوادگی و… را نیز ثبت نمود. در صورت حقوقی بودن شخص، باید نام و شناسه ملی و شماره ثبت آن را لحاظ کرد.
مرحله ششم: ثبت سمت اشخاص در جلسه
در این مرحله باید ضمن تعیین اشخاص جلسه، به انتخاب و مشخص کردن سمت آن ها در شرکت و سمت در جلسه اقدام نمود.
مرحله هفتم: مشخص کردن ارتباط اشخاص جلسه
در این مرحله باید نماینده سهامدار یا وکیل سهامدار بودن مشخص شود. این مرحله شامل تعیین نماینده یا وکیل بودن شخص و نوع نمایندگی اوست.
مرحله هشتم: ثبت مدارک مورد نیاز
در این مرحله باید مدارک لازم بر اساس تصمیمات اخذ شده در جلسه و نوع صورت جلسه، ارائه شوند و از طریق گزینه «تایید مدارک مورد نیاز» به تایید برسند.
مرحله نهم: ثبت متن صورت جلسه
در این مرحله باید متن صورت جلسه بر اساس چارچوب تعیین شده و نوع تصمیمات اتخاذ شده تایپ شده و ثبت گردد.
در نهایت پس از طی همه این مراحل، متقاضی ثبت تغییرات باید نسخه اصلی صورت جلسه های تنظیم شده و ضمیمه های لازم را ظرف 3 روز به صورت سفارشی به آدرس درج شده در تاییدیه پذیرش پست نمایند.
